Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự

1. Mô tả vị trí

Bộ phận Phòng Hành chính – Nhân sự
Chức danh Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự
Mã công việc HR – HRM
Cán bộ quản lý trực tiếp Ban giám đốc
Lương (Net)

(chưa bao gồm thưởng

16 – 20M (Có thể cao hơn tùy theo năng lực)
Phúc lợi khác Tùy theo chính sách công ty
Thời gian làm việc
  • Thứ 2 đến thứ 6 từ  8:30 – 12:00, 13:30 – 18:00,
  • Thứ 7: 8:00 – 12:00

Nghỉ: chiều thứ 7 và ngày chủ nhật.

Địa điểm làm việc Văn phòng công ty – 44 Trung Phụng
Thông tin gửi về hr@venusmedi.vn

2. Trách nhiệm

2.1. Quản lý nhân sự

  • Quản lý, phân công công việc, đào tạo nhân viên trong công việc chuyên môn;
  • Tư vấn cho nhân viên các giải pháp giải quyết tồn đọng, và phương pháp thực hiện công việc hiệu quả hơn;
  • Hỗ trợ, kiểm tra, tư vấn, giám sát công tác quản lý nhân sự của các phòng ban;
  • Sắp xếp kíp trực, làm việc, đào tạo cho các bác sĩ, y tá, điều dưỡng, tư vấn…
  • Quản lý toàn diện công việc và nhân sự của phòng Hành chính – Nhân sự
  • Giám sát và quản lý các biến động về thủ tục nhân sự theo quy định:
    • Chấm công, tính lương, thưởng, Thuế TNCN, BHXH,…
    • Bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển,…
    • Kiểm tra, kiểm soát bảng lương và các chế độ chính sách.

2.2. Xây dựng hệ thống

  • Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện. Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty. Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định, nội quy cho Công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó.
  • Xây dựng chương trình, lộ trình phát triển nghề nghiệp cho cán bộ nhân viên công ty.
  • Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự.
  • Xây dựng cơ cấu, chức năng nhiệm vụ, định biên nhân sự, KPI, mô tả công việc của các đơn vị và từng cá nhân;
  • Xây dựng quy trình làm việc và giám sát việc thực hiện;
  • Xây dựng cơ chế lương, thưởng, phúc lợi, chính sách về đánh giá hiệu quả và kiểm soát việc thực hiện công việc của CBNV theo thời kỳ, đặc biệt đối với khối trực tiếp nhằm đảm bảo hiệu quả làm việc cao nhất và đảm bảo chi phí nhân công theo kế hoạch;
  • Đề xuất các chính sách liên quan đến BHXH, thuế TNCN theo luật lao động;
  • Tổ chức họp hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị thường niên: lập biên bản, báo cáo, giải trình theo yêu cầu phát sinh trong cuộc họp;
  • Xây dựng biểu mẫu báo cáo, nguồn dữ liệu quản trị thông tin và hệ thống biểu mẫu báo cáo đảm bảo nhanh và chính xác, có thể đáp ứng yêu cầu đột xuất của BLĐ;
  • Kiểm soát các chi phí liên quan đến công tác của phòng HCNS;

2.3. Hoạch định nguồn nhân lực, tuyển dụng, đánh giá, đào tạo và sa thải

  • Tham gia xây dựng chiến lược, kế hoạch nhân sự phù hợp với từng thời kỳ;
  • Chịu trách nhiệm về việc đánh giá hiệu quả lao động, tham mưu cho Ban lãnh đạo về việc nâng cao năng suất lao động.
  • Xây dựng kế hoạch đào tạo, tuyển dụng theo đặc thù từng khối, từng bộ phận;
  • Xây dựng bài giảng, bài thi nâng bậc nâng lương, chỉ tiêu xét điều chỉnh tăng/giảm lương;
  • Tìm kiếm các khóa học phù hợp với chuyên môn và khả năng của từng vị trí trong công ty, nhằm đảm bảo phát triển nguồn lực hiện có, tận dụng năng lực, sở trường của từng cá nhân và nhu cầu phát triển của công ty.
  • Lập kế hoạch và phối hợp với các đơn vị triển khai hoạt động đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng.
  • Lập ngân sách nhân sự.
  • Tham gia tuyển dụng và đánh giá ứng viên các vị trí quản lý, lãnh đạo, nhân viên theo chiến lược phát triển của công ty;
  • Tìm kiếm các kênh tuyển dụng, nguồn ứng viên phù hợp với đặc thù của công ty.
  • Tham gia vào hoạt động đánh giá chất lượng nhân sự
  • Đề xuất xử lý kỷ luật và sa thải khi cần thiết

2.4. Quan hệ lao động:

  • Là cầu nối giữa Ban lãnh đạo và người lao động trong Công ty;
  • Trực tiếp hoặc tham mưu cho BLĐ để giải quyết:
    • Các tranh chấp giữa nội bộ người lao động, nội bộ phòng ban,
    • Kỷ luật lao động, khiếu nại, thắc mắc liên quan đến chế độ chính sách,
    • Và các vấn đề khác liên quan đến quan hệ lao động
  • Thay mặt BLĐ giải đáp các khiếu nại, thắc mắc và giải thích các chính sách mới của công ty cho người lao động
  • Xây dựng và triển khai các chương trình đánh giá, lấy ý kiến về mức độ hài lòng của nhân viên cũng như xây dựng chiến lược trải nghiệm nhân sự.

2.5. Công tác hành chính và đối ngoại

  • Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty.
  • Quản lý tình trạng hoạt động của hệ thống máy móc, tài sản, trang thiết bị và làm việc với đối tác để mua sắm, sửa chữa, thay mới nếu cần.
  • Quản trị hệ thống và dữ liệu nhân sự, Quản lý hồ sơ pháp lý, cung cấp các hồ sơ pháp lý theo yêu cầu của các bộ phận;
  • Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
  • Tham mưu cho BLĐ về công tác hành chính khác của công ty.
  • Thay mặt BLĐ làm việc với các đơn vị quản lý như Sở y tế, quản lý thị trường…theo ủy quyền và chỉ đạo của BLĐ
  • Hỗ trợ các đơn vị trong công tác hành chính và quản lý lao động

2.6. Văn hóa doanh nghiệp

  • Xây dựng và triển khai các kênh truyền thông nội bộ để gắn kết nhân viên;
  • Lên kế hoạch và tổ chức các hoạt động nội bộ của công ty: sinh nhật tháng, teambuilding, 1/6, trung thu, du lịch, …
  • Xây dựng các ấn phẩm nội bộ như: sổ tay giới thiệu công ty, văn hóa doanh nghiệp , tổ chức tiếp đón và giới thiệu nhân sự mới
  • Tham mưu cho BLĐ về việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp
  • Đào tạo và triển khai các hoạt động khác liên quan đến văn hóa doanh nghiệp, ví dụ: Quy tắc ứng xử nội bộ, trả lời email…

2.7. Thực hiện các công việc khác do BLĐ giao phó

3. Quyền hạn

  • Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng HCNS.
  • Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên trong phòng.
  • Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc.
  • Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển,… đối với nhân viên trong phòng.
  • Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phận khác dựa trên nội qui, qui định Công ty và pháp luật hiện hành.
  • Được quyền thừa lệnh GĐ công ty xử lý những CNV vi phạm nội quy trong công ty nhưng phải bảo đảm chấp hành đúng luật lao động.
  • Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát sinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của công ty.
  • Tham gia cùng các trưởng đơn vị xây dựng bộ máy bao gồm các chức danh, lương, biên chế nhân sự đảm bảo tính gọn nhẹ hiệu quả.
  • Thừa uỷ nhiệm của BGĐ truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của BGĐ, nhà nước để CNV am hiểu và thực hiện.
  • Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ liệu chính thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ do BGĐ giao.
  • Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chận ngay các vụ việc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Công ty hoặc của người lao động.
  • Xử lý các sai phạm của CNV căn cứ nội qui Công ty và pháp luật Nhà nước.
  • Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được BGĐ uỷ quyền.
  • Tạm thời đình chỉ công tác đối với CNV theo ủy nhiệm của BGĐ khi thấy có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng nội qui, qui định của Công ty như  không chấp hành lệnh điều động, ăn cắp, gây rối trật tự, phạm tội hình sự, sách động, lôi kéo CNV làm điều sai trái, gây thiệt hại về người và của cho Công ty v.v…
  • Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng HCNS.
  • Thừa ủy nhiệm của BGĐ truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị  đến các bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ thị BGĐ.

4. Báo cáo và uỷ quyền

  • Báo cáo cho Ban Giám đốc về công tác hành chánh  nhân sự  theo nhiệm vụ được giao định kỳ tuần, tháng,  quí, 6 tháng, năm và báo cáo các trường hợp đột xuất hoặc các nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao.
  • Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong Phòng thực hiện.

5. Yêu cầu

5.1. Trình độ học vấn/chuyên môn

  • Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, hành chánh, luật trở lên.
  • Thành thạo các kỹ năng vi tính văn phòng đặc biệt Excel.
  • Có tiếng Anh và kiến thức về luật là một lợi thế

5.2. Kỹ năng

  • Kỹ năng lãnh đạo nhân viên.
  • Kỹ năng lập kế hoạch.
  • Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc.
  • Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
  • Kỹ năng giao tiếp tốt

5.3. Kinh nghiệm

  • Ít nhất 4 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị nhân sự và hành chánh.
  • Ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý
  • Có thế mạnh về C&B là một lợi thế
  • Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các hệ thống phòng khám, thẩm mỹ viện, bệnh viện…
  • Chấp nhận ứng viên đang ở vị trí trưởng nhóm và offer vị trí trưởng phòng nếu thấy phù hợp trong quá trình phỏng vấn.

5.4. Phẩm chất cá nhân

  • Kỷ luật, có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.
  • Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác.
  • Chủ động, sáng tạo trong công việc.
  • Mềm dẻo trong việc xử lý quan hệ lao động

Các bài viết cùng chuyên mục

Multi-Layer-sieu-pham-tre-hoa-cong-nghe-cao

ĐĂNG KÍ TƯ VẤN
TỪ BÁC SĨ